Дневникът на един Gregg

Тъй като напоследък все по-често получавам електронни писма (e-mail), които все повече и повече ме шокират, смятам, че трябва да споделя какво мисля за начина на писане на писма според Нетикета, пречупено според моите разбирания.

Всеки знае как се пише писмо. Къде се поставя получател, подател, стандартните поздрави и обръщения, как се форматира, как му се слага марка и се изпраща по пощата. Пределно ми е ясно, че този (вече) поостарял метод за комуникация не е от най-ефективните и моята цел не е да го защитавам, не смятам да се превръщам в някакъв пуритан-задръстеняк, копнеещ за отминалото “добро старо време”. Не, целта ми е да споделя как се оформя едно електронно писмо, за да е то също толкова информативно, колкото едно най-обикновено писмо, от онези, с марките.
Напоследък получавам доста писма (без да се брои спама), на които по ред причини мога да отговоря само късно вечер. Мисля, че не съм само аз така. Задръстването с електронни писма е голям проблем, а положението вероятно ще става все по-лошо. Затова трябва да се намери някакво разумно решение.

Различните хора имат различни навици за подреждане и организация на пощенската си кутия, но ако се обърне особено внимание на няколко детайла, това може да доведе до бързия отговор на писмото Ви. Изброил съм ги по-долу:

Краткост

Кратките електронни писма радват окото. Когато получа електронно писмо, разпростиращо се върху няколко страници, обикновено трябва да взема няколко решения: имам ли време да го изчета? Достатъчно важна информация ли съдържа, за да се върна по-късно на него? Не мога ли да го препратя на някой, който да се заеме с него? Ако не мога да отговоря положително на никой от тези въпроси, най-вероятно писмото никога няма да получи отговор.

Вероятно имате много информация, която искате да споделите, но не го правете в електронно писмо. В пощенската кутия, заедно с вашето писмо вероятно ще има още няколко други писма, които също ще очакват вниманието на получателя. Ограничаването на обема на електронното писмо е знак на уважение към времето на получателя.

Съдържание

Ако не се познаваме по име и не сме водили кореспонденция преди, бъдете така любезни да се представите и да кажете от къде се познаваме и имате мейла ми. Не искам и не очаквам да ми изпращате CV, искам кратка информация от къде се познаваме. Нещо, което със сигурност ще си спомня.

Винаги попълвайте темата на писмото (полето Subject). Използвайте кратко описание, нещо смислено. Не пишете само една дума, например “Важно” или “Re: Re: Re: Re: Re:”. Ако темата на кореспонденцията се смени, сменете темата на писмото с нещо, което да отговаря на сегашната тема. Темата е от изключително значение, защото при отваряне на пощенската кутия, вашата тема “се съревновава” за вниманието на получателя заедно с темите на всички други писма. Опитайте се да привлечете внимание.

Важните неща

Ясно дефинирайте желанията си и очакванията си от кореспонденцията.

Тази информация би следвало да е ясно отделена от останалата част от писмото.

Ето няколко примера:

• Можем ли да се чуем по телефона утре сутринта в 10:00?
• Можете ли да ми изпратите повече информация за x?
• Можеш ли да препратиш това писмо на y?
• Трябва ми Х до края на работния ден.

Краен срок

Все някога идва време, когато отговорът, който очаквате престава да е от значение. Ако знаете кога тощно ще се случи това, кажете го на получателя на писмото. Това е най-добрият начин да поискате навременен отговор.